Medarbetarsamtal kan ha många olika namn och former – allt ifrån över en kopp kaffe till utdragna diskussioner om framtida riktning. Men ett par gånger om året bör du ta ett ordentligt utvecklingssamtal med varje anställd. Samtalet är ett fantastiskt redskap för att få koll på vad dina medarbetare behöver för att bidra på bästa sätt framöver. Du kan också se till att ni drar verksamheten åt samma håll för maximal utveckling.
Jaana Lindström är coach på Unionen, Region Stockholm, där hon utbildar såväl fackförbundets förtroendevalda som medlemsföretagens chefer i ett coachande ledarskap. Innan dess jobbade hon som konsult inom coachning och ledarskapsutveckling i tio år. Här varnar hon för fem vanliga fallgropar inför det viktiga utvecklingssamtalet:
1. ”Vi tar det på studs!”
Utvecklingssamtalet är heligt och ska förberedas noga av bägge parter. Under samtalet förväntas även medarbetaren driva det framåt, men ansvaret ligger till syvende och sist på chefen.
”Som chef måste du veta hur det går till och vilken information ni behöver ta del av innan ni ska ses. Tänk på att det här är ett utmärkt tillfälle att motivera och engagera – hur kan ni använda medarbetaren på bästa sätt? De här samtalen är heliga och ska ges ordentligt med tid, de ska inte flyttas runt i schemat och kan inte delegeras. Har du som chef inte tid för utvecklingssamtal är det snarare du som behöver skapa bättre rutiner.”
2. ”Och nu till lönen!”
I mindre startups kan inställningen till feedback bli ganska informell, och det är inte ovanligt att man under utvecklingssamtalet även kommer in på en diskussion kring lönesättning. Men Jaana Lindström menar att det är helt fel väg att gå.
”Ett utvecklingssamtal ska aldrig handla om lönen, utan ska ligga till grund för ett senare lönesamtal. Man bör inte heller snöa in för mycket på siffror och prestation i det här skedet, utan fokusera på vad som kan utveckla medarbetaren framåt. Hur jag kan stärka den här personen ännu mer i hennes arbete?”
3. ”Vi ses om ett år!”
Du känner igen situationen: samtalet känns bra och viktiga saker har äntligen kunnat dryftas. Men ett år senare har inget hänt. Uppföljningen av utvecklingssamtal är lika viktigt som förberedelserna, menar Jaana Lindström.
”Vi behöver alla support och pepp, och jag tycker att en gång om året är alldeles för sällan när det gäller utvecklingssamtal. Helst ska man direkt boka in ett uppföljande samtal, istället för att bara maila anteckningar. Det handlar om relationer, och de ska man vårda med respekt. Det kan innebära att du måste lägga lite extra tid innan ni kan gå vidare med en fråga. Annars är risken att personen hinner sluta innan du upptäcker vad som är fel.”
4. ”Ville du säga något?”
Vanligt scenario: chefen har egentligen inte tid, utan stressar in och babblar på som en auktionsförrättare, utan att lyssna, reflektera eller ens ställa särskilt relevanta frågor. Chefen tror att dennes främsta uppgift är att fatta beslut och vara tydlig med sin riktning.
”Att vara en bra chef kräver också en stor dos nyfikenhet”, säger Jaana Lindström. ”Du måste vilja höra medarbetarens version, och ge personen utrymme i samtalet. Träna på att inte prata hela tiden.”
Hon menar att alla bra chefer redan jobbar på det här sättet. En mässande boss är otidsenligt.
”Först måste du förstås veta varför du är chef. Det handlar ju någonstans om att vilja utveckla människor och leda genom andra − du är inte experten. Vi går alltmer ifrån den gamla skolans ”management” till ett mer coachande ledarskap. Yngre medarbetare köper inte auktoriteter. De vill ha en kartläsare snarare än en rallyförare.”
5. ”Det här handlar om dig – inte om mig”
Utvecklingssamtal, ja. Men hur kan även du som chef utvecklas och bli bättre på ditt jobb? Det är en fråga som ofta glöms bort i sammanhanget. Jaana Lindström menar att utvecklingssamtalet är ett gyllene tillfälle att växa som chef.
”Chefen behöver också be om feedback. Fråga vad du kan göra bättre − vad behöver medarbetaren mer från dig som chef? Om chefen är tillräckligt modig kan det börja hända saker. Samtalet ska vara ett givande och tagande, där båda lyssnar, ställer frågor och ger feedback.”
Det här är en sponsrad artikel från Unionen som guidar Breakits läsare i vad som gäller kring allt från semester- till lönefrågor. Unionen är det största tjänstemannafacket i Sverige och i världen med över 640 000 medlemmar. Unionen finns i både industri- och tjänstesektor i de flesta branscher i det privata näringslivet. Läs mer här.
Sponsrade inlägg är en del av Breakits annonserbjudande. Inläggen skrivs inte av Breakits reportrar utan av vår kommersiella avdelning. Om du har frågor kring sponsrade inlägg, hör av dig till sales@breakit.se.