Hon har titeln expansion manager på Ingager, som hjälper sina kunder att skapa resultat på Facebook och Instagram. Företaget grundades i Stockholm 2011 och är i dag en organisation med över 70 medarbetare. Josefine Ahlin var nummer nio när hon började för knappt 3,5 år sedan. Här delar hon med sig av viktiga lärdomar av att leda på distans.
1. Från Stockholm till Oslo och Berlin
Sedan 2015 finns Ingager på den tyska marknaden med ett kontor i Berlin. För att vara snabbrörliga och undvika höga fasta kostnader hyr de till en början in sig på kontorshotellet WeWork. 2016 inrättades även ett Oslo-kontor.
”I Berlin har vi i dagsläget fem anställda inom affärsutveckling och projektledning, medan produktion sitter i Sverige”, säger Josefine Ahlin. ”Vi fastnade för WeWork eftersom det är en kreativ atmosfär, och lokalerna återspeglade vårt Stockholmskontor på ett bra sätt. Kontorshotell är utmärkt om man vill komma igång snabbt och testa en ny marknad. På WeWork delar vi lokaler med bland andra Pinterest och Airbnb, vilket skapar en innovativ miljö.”
2. Gemensamma verktyg
Josefine Ahlin reser en hel del fram och tillbaka för att ha personliga möten, men den dagliga kommunikationen mellan kontoren sker digitalt.
”När det gäller att sätta upp briefar och direktiv från projektledare till produktionsavdelningen använder vi oss av en Slack-liknande tjänst som heter Basecamp. Det har blivit vårt gemensamma beställningsverktyg som funkar väldigt bra.”
Dokument delar de däremot med en annan molntjänst, och korrektur till kunder skickar de fortfarande främst via e-post.
”Vi har också egna verktyg där medarbetarna på de olika marknaderna kan följa uppdragsgivarnas resultat, så att alla som behöver vara uppdaterade också är det.”
3. Digital plattform för att bygga kultur
Med allt fler mobila och geografiskt utspridda medarbetare skapas den gemensamma företagskulturen i hög grad via digitala plattformar. När det gäller den interna kommunikationen har Ingager börjat jobba med Workplace, Facebooks sociala plattform för arbetsplatser.
”Det är ganska likt vanliga Facebook i sin struktur, och är ett bra sätt att hålla kontakt med de olika kontoren. Här delar vi mer informell kommunikation, och Workplace blir ett bra sätt för oss att skapa en gemensam företagskultur, oavsett var man sitter. Vi delar bilder från kontoret, artiklar om nya funktioner, och berättar om framgångar för att alla ska känna sig delaktiga.”
4. Rutiner för avstämning
Att leda ett team på distans kan vara både svårt och utmanande, men Josefine Ahlin tycker att det fungerar bra hittills.
”Det är förstås en utmaning för både ledare och medarbetare, med mycket frihet under ansvar. Det krävs att man har en väldigt öppen dialog eftersom det är svårt att stämma av tillräckligt ofta. Vi anstränger oss för att ha en del fysiska möten, och våra utländska medarbetaren kommer hit vid våra större tillställningar. Men framförallt ser vi alltid till att ha rutiner för inbokade digitala avstämningsmöten. Vi har någon form av kontakt varje dag. Det viktiga är att hitta en balans som passar just din grupp och dess förutsättningar.”
De har också videokonferenser, för att få ett ansikte på personen i andra änden.
”Video tycker jag är särskilt bra om det är flera som ska vara med på mötet. Facebook lanserade nyligen tjänsten Facebook Spaces så inom kort kanske vi har möten i Virtual Reality.”
5. Utbildning för alla
Att hitta gemensamma arbetssätt blir inte mindre viktigt i en digital organisation där information kan delas på många olika sätt. Hos Ingager anställer man gärna flera medarbetare på samma gång och låter dem gå utbildningen "Ingager Campus" då de lär sig allt kring Facebook och Instagram och hur man jobbar med kanalerna på bästa sätt.
”Då går vi även igenom hur vi kommunicerar med varandra och med kunderna, och vilka digitala tjänster vi använder. Det är viktigt att ha en policy kring när man använder vad, samtidigt som vi måste vara lyhörda för att det hela tiden dyker upp nya verktyg att prova. För att digitala tjänster ska komma till sin fulla rätt tror vi att det är viktigt att ha den här typen av utbildningar som gör att alla medarbetare sedan kan arbeta självständigt men fortfarande känna sig som en del av företaget.”
Läs mer: 3 sätt att samarbeta effektivt – ladda ner guide
Det här är en sponsrad artikel från Telenor Företag. Våra digitala rådgivare hjälper dig att kartlägga, analysera och rekommendera rätt produkter och tjänster för att jobba i molnet – och visar hur du använder dem för att jobba så effektivt som möjligt. Läs mer här.
Sponsrade inlägg är en del av Breakits annonserbjudande. Inläggen skrivs inte av Breakits redaktion utan av kommersiella samarbetspartners. Om du har frågor kring sponsrade inlägg, hör av dig till sales@breakit.se.