Varje vardag går runt 2 miljoner människor till ett kontor någonstans i Sverige. Många av dem är placerade i öppna kontorslandskap med förbättrad kommunikationen och minskade lokalkostnader som främsta argument.
Men är det verkligen bara fördelar med att arbeta så tätt inpå varandra? Helena Jahncke, doktor i psykologi vid Gävle högskola, håller på med forskning som visar hur vi påverkas av ljudmiljön i öppna kontorslandskap, samtidigt som hon undersöker vilka kontorstyper som är bäst för vår produktivitet.
”I kontorslandskap där det förekommer buller och pratljud ser vi att det har en negativ påverkan på prestationen. Framförallt handlar det om arbetsuppgifter som kräver språklig bearbetning eller att vi upprätthåller och bearbetar ny information i korttidsminnet. Dessutom blir man mer störd ju tydligare talet är”, säger hon.
Vi är nämligen dåliga på att ignorera vad våra kollegor säger och bara fokusera på vårt eget. Helena Jahnckes forskning visar att den hjärnkapacitet vi använder för att lösa mentala uppgifter går ner med upp till tio procent då vi urskiljer och hör prat.
“Plötsliga oförutsägbara ljud som fångar vår uppmärksamhet ger också prestationstapp. Då kan det vara bättre med kontinuerliga ljud, så att det blir som ett sorl och alla talljud maskerar varandra. Ju mindre tydligt pratet är desto bättre”, säger Helena Jahncke.
Att lyssna på musik kan vara ett sätt för vissa att gå in i sin egen värld och inte fokusera på vad som händer runtomkring. Som ett sätt att liksom ta kontroll över ljudet. Helena Jahncke tar exemplet med grannen som borrar i en vägg - och hur jobbigt det kan upplevas. När ska hen sluta föra oväsen? När det däremot är en själv som håller i borren är det inte alls lika jobbigt - just för att man har kontrollen. Men även musik försämrar inlärning och prestation, jämfört med tysta förhållanden.
“Vår forskning visar att det inte räcker med att sätta på sig ett par tysta hörlurar för att minska distraktionerna. Däremot skulle det kunna vara ett sätt att markera för kollegorna att nu är jag upptagen”, säger Helena Jahncke.
Arbetslokaler som delas mellan personer är långt ifrån ett nytt fenomen utan har funnits lika länge som individuella arbetsrum, så kallade cellkontor. Den moderna typen av kontorslandskap kom på 1950-talet med det tyska företaget Quickborn team som introducerade idén om en mer jämlik arbetsplats där chefer och medarbetare delade öppna ytor. Parallellt med kontorslandskap har individuella arbetsrum existerat och det har svängt fram och tillbaka när det gäller vilket som har varit mest populärt och förespråkats.
Christina Bodin Danielsson är arkitekt på Brunnberg & Forshed Arkitektkontor och forskar på kontorsmiljö vid Stressforskningsinstitutetet, SU, och Arkitekturskolan, KTH. Hennes specialområde är att titta på hur kontorsmiljön påverkar de anställda och organisationer på olika sätt.
De traditionella kontorslandskapen klassificeras i tre grupper med 4-9 personer per rum, 10-24 personer per rum och 25 personer eller fler. Enligt Christina Bodin Danielsson upplever folk att de blir störda av buller och rörelse i samtliga dessa. En annan nackdel är bristen på ökad avskildhet - både visuell (störd av att folk iakttar dig och ditt arbete) och akustisk (folk kan höra dig prata när du inte vill att de gör det).
Det mellanstora kontorslandskapet utmärker sig med sämst hälsa och välbefinnande, men också att de trivs sämre med sin kontorsmiljö än andra anställda.
“De traditionella landskapen har inte så god tillgång till stödfunktioner i form av så kallade back-up-rum för funktioner så som mötesrum, rum för avskilt arbete eller telefonsamtal. Det är deras största brist. De möjliggör därmed mindre möjlighet till avskildhet och personlig kontroll som är viktigt för hälsa och välbefinnande, säger Christina Bodin Danielsson.
Hennes tips till de arbetsgivare som funderar på att placera sina anställda i öppna landskap är att ge dem möjlighet till avskildhet.
“Det är av högsta vikt att ge anställda tillgång till back-up rum av olika slag i ett traditionellt kontorslandskap och därigenom göra dem mer lika de aktivitetsbaserade kontorstyperna flexkontor och kombikontor”.
Men det är inte heller bara fördelar med flexkontor eller kombikontor. I boken “Vad är ett bra kontor?” som Christina Bodin Danielsson nyligen har gett ut gör hon en grundlig analys av olika kontorstrender som är på uppgång. Aktivitetsbaserade kontor, särskilt flexkontor, kom tillbaka kraftigt som en kontorstrend efter att varit ”död” i 20 år vid 2010-talet. I dag är det en populär form av kontor. I korthet innebär flexkontor att de anställda inte har någon egen arbetsplats, men möjlighet att välja olika typer av arbetsmiljöer inom kontoret efter behov, som till exempelvis back-up-rum.
“Den största risken vi har kunnat se är risken för att anställda upplever bristande ledarskap, det är helt enkelt svårare att leda anställda i ett kontor där de får välja arbetsplats mer själva”, säger hon.
Det verkar alltså finnas för- och nackdelar med allt. Klart är i alla fall att det aboslut kan vara värt att fundera över vad som passar bäst för just dig eller det företag du driver eller arbetar för.