Har ni fått okej från Tillväxtverket för att införa kortidspermittering? Skönt!
Trodde du att pappers-exercisen därmed var avklarad? Tänk om!
Nu i juli måste företag som inledde korttidsarbete i april skicka in en avstämning till myndigheten – annars kan vi alla tvingas betala tillbaka pengarna.
Du som inledde permitteringarna i mars har redan behövt lämna in det här, eftersom det ska göras tre månader efter att man började.
Men om du precis som vi på Breakit körde igång i april ska du skicka in avstämningen nu i juli.
Tidigare var kravet att du ska skicka in senast 14 juli. Det har dock riksdagen förlängt. Nu räcker det om du lämnar avstämningen senast 28 juli.
Om du vill förlänga permitteringen ska du även ansöka om det nu i samband med avstämningen.
Jag har ägnat lejonparten åt de två senaste arbetsdagarna åt att fylla i Breakits avstämning.
I praktiken handlar det om att man ska fylla i följande för varje korttidsarbetande anställd:
- Lön före permittering
- Sänkta lönen efter permittering
- Arbetstid i timmar per månad, före permittering
- Den sänkta arbetstiden efter permittering
- Eventuell frånvaro i form av sjukdom, VAB eller semester
- Allt detta för tiden fram till 30 juni.
Låter ju hyfsat enkelt, eller hur?
Ja, men det finns några fallgropar som jag har trampat i allihop.
Här kommer några saker jag lärt mig under processen som kan vara bra för er andra att veta:
1. Det går inte att använda decimaler
Om en medarbetare till exempel har 147 timmar i månaden som ordinarie arbetstid, och hen går ner 20 procent i tid, blir arbetstiden 117,6 timmar per månad.
Jag försökte fylla i med decimaler – för att vara helt exakt – men det gick inte.
Mitt misstag här var att försöka få det exakt rätt. För det går inte.
Det är nog ingen som kommer få det helt exakt i den här avstämningen
Jag ringde Tillväxtverkets support och fick svaret:
“Vi är medvetna om det. Man får fylla i så gott man kan och avrunda uppåt eller neråt. Det är nog ingen som kommer få det helt exakt i den här avstämningen”.
Låter det lite oklart alltihop? Det tycker jag också.
Men Tillväxtverket kommer förstås inte tvinga dig att betala tillbaka på grund av ett avrundningsfel, när de själva är medvetna om att deras digitala formulär inte kan hantera decimaler.
2. Du måste fylla i hela dagar för frånvaro
På samma tema som punkt 1, där du inte kan använda decimaler när du fyller i arbetstimmar.
Här handlar det om att du ska fylla i – räknat i antal hela dagar – hur mycket frånvaro en medarbetare haft i form av VAB, sjukdom eller semester.
Men hur avrundar man ens om någon till exempel bara vabbat en halvdag på hela månaden? Avrunda till 0 eller 1? Jag gick på vad jag fick lära mig i mellanstadiematten, det vill säga att 0,5 avrundas uppåt.
Tillväxtverkets besked per telefon var att man kan "avrunda, antingen uppåt eller neråt".
På myndighetens egen sajt står det dock att man inte ska ange någon frånvaro alls om det handlar om mindre än en heldag. Det vill säga: 0,5 dagar ska avrundas till 0.
Detta är ett av flera exempel där Tillväxtverket ger lite motsägelsefulla besked men där telefonsupporten vill lugna oss företagare med ord som att "detta är lite av en testrunda" och "fyll i så gott du kan".
3. Notera varningstexterna
Efter att man fyllt i arbetstid, frånvaro och lön för varje anställd kan man klicka på “Beräkna”.
Då får man upp en ruta där Tillväxtverket anger om de tycker att du ligger inom ett godkänt intervall. Om du till exempel har permitterat en person på 20 procent och 4 procents löneminskning, så måste sänkningen av lönen ligga i ett intervall mellan 3,5 procent och 4,5 procent.
Om Tillväxtverket bedömer att du sänkt lönen/arbetstiden för mycket eller för lite kan de i slutändan kräva att du betalar tillbaka alla pengar.
Den här varningsfunktionen är dock av högst tveksam kvalitet. Det är svårt att förstå vad man ska ändra på för att slippa varningarna om att "din lönesänkning är över 4,5 procent".
Det är som med allt annat: Man får ringa. Och det har jag gjort.
Det visar sig att problemet oftast beror på att du fyllt i hela månadslönen (till exempel 40.000 kr) minus permitteringsavdraget (i vårt fall 4 procent) – men att korttidsarbetet inte pågått hela månaden.
Om permitteringen till exempel inte började förrän 15 april så är ju lönesänkningen för just den månaden bara hälften så stor. Hänger du med?
Om du får upp en varningstext om att du sänkt lönen för mycket är det förmodligen det här som spökar. Oavsett vad är detta väldigt otydligt i instruktionerna när man fyller i – det öppnar för missförstånd.
Det här är lite av en testrunda
Tillväxtverkets svar på supportlinjen: “Vi har fått den här feedbacken tidigare. Det är flera som berättar att de fått varningsmeddelanden trots att lönen är rätt ifylld. Det här är lite av en testrunda så vi får se hur det blir när man lämnar in den slutgiltiga rapporteringen”.
4. Du kommer ändå behöva göra om alltihop
Efter mina sju (!) supportsamtal till Tillväxtverket har det utkristalliserats en ganska tydlig bild:
Det viktiga är att du skickar in avstämningen, och att du gör det i tid.
Däremot är det inte jätteviktigt att den är 100 procent korrekt. För det går ändå inte.
Och du kommer (dessvärre) sannolikt behöva rapportera in alltihop en gång till när ni har avslutat era permitteringar.
Då ska du med hög sannolikhet leverera en mer omfattande rapport, för att säkerställa att du slipper betala tillbaka pengarna.
Det är i varje fall den bild som jag fått från flera olika hjälpsamma personer på Tillväxtverket när jag ringt växeln.
Efter att jag gjort klart Breakits avstämning ringde jag också upp Satu Norsten Manninen, stabschef för korttidsorganisationen på Tillväxtverket.
Jag frågar vad vi företagare kan vänta oss av den slutgiltiga avstämningen, alltså den rapportering vi alla ska skicka in när hela korttidsarbetet är avslutat.
Vad ska vi rapportera in när hela korttidsarbetet är avslutat?
“Vet du, det är en väldigt bra fråga. Svaret är att jag inte vet det än, för det är under utveckling”, säger Satu Norsten Manninen.