Därför skrotar jag ledningsgruppen – fem frågor (och svar) som ska lyfta Breakit

Del 6 av Camilla Björkmans artikelserie “Vd-resan på 100 dagar”. Dag 50.

Det finns ett ord jag ryser inombords när jag hör, och det är "organisationsschema", alltså en plan för hur de anställda på ett företag ska vara organiserade. Jag tror att det beror på att jag har traumatiska minnen från att ha jobbat på storbolag där det hållits lååånga dragningar på temat. Det var som att organisationsschemat i sig var viktigare än att skapa nya affärer.

Men ju fler år jag samlat på mig i arbetslivet har jag börjat vackla. Dels har jag kanske blivit mer ödmjuk inför chefsyrket, dels inser jag att Breakit behöver ha den vassaste organisationen om vi ska vända från förlust till vinst och växa samtidigt.

Så vilka frågor har jag ställt mig när jag kommit till det här steget som ny vd – och vilka blev svaren? Vi kör!

1. Hur organiserar vi Breakit för våra kunder?

En av de största fällorna jag sett i företag är att man utgår från sig själv när man bygger en organisation, i stället för från kunderna. Trots att man vet att man inte ska göra det är det så lätt att hamna där.

Det gäller även Breakit såklart. Om vi bortser från vårt journalistiska jobb så tjänar vi pengar på att sälja olika medieprodukter, till exempel sponsorskap på våra event, nativeartiklar eller podcast-spons. Varje produkt har en ansvarig.

Problemet har varit att kunden då haft flera olika kontaktpersoner. Ibland för många. Det värsta exemplet – och detta är smärtsamt att berätta men jag har ju lovat att vara transparent i denna artikelserie – är en av våra kunder som haft kontakt med åtta (!) personer hos oss och vårt säljbolag. Visserligen under två år men ändå. Det är fler än halva Breakit!

Nu ser det gudskelov inte ut så längre, men det känns ändå som att vi kan vässa hur vi är organiserade här. Vad jag landat i under denna vd-resa är att vi borde:

• Sätta på oss kundglasögonen och stresstesta vår egen organisation, kanske i en workshop. När vi växer ändras roller och då behöver vi tänka om igen. Det här kan vi aldrig prata för lite om känns det som.
• Ta bort mig ur leveransen. Jag vill hjälpa till och hänger kvar – men det blir för många kockar och otydligt vem som äger ansvaret. Jag måste bort och det nu!
• Låta fler av våra mål handla om kundnöjdhet. Som det heter: "What you measure is what you get".

Fler vd:s som har svårt att plocka bort sig själva från kundrelationer? Här intervjuar jag en av våra härliga kunder på Breakit Scaleup day.

2. Hur skapar vi starka team?

En annan fråga jag funderat mycket på är hur vi får alla på företaget att ingå i team. Är det något jag lärt mig under åren så är det nämligen att starka team alltid är bättre än att jobba ensam. Framförallt inom sälj är gruppen extremt viktig. På mer än en arbetsplats har jag sett säljare sitta i ett hörn och förväntas dra in pengar – helt själva. Hur kul är det?

Men hur gör man på ett litet företag som Breakit som inte bara kan anställa ett gäng personer på ett bräde?

Faktum är att jag tror mig hittat ett svar. Det blev tydligt när vi i höstas anställde vår key account Emelina. Hon är visserligen ensam på sin roll, men genom att bygga ett "inofficiellt" säljteam bestående av henne, mig, vår eventchef Olivia och vår impact-ansvariga och kreativa chef Carin, fick vi till teamkänslan ändå. Nu har vi säljmöte varje tisdag och Slack-gruppen “pengarrullarin” där vi peppar varandra. Just detta blev faktiskt kanonbra och något jag verkligen kan rekommendera. Framöver tror jag också att vi kan använda samma tänk på fler team.

Första skissen på Breakits briljanta säljteam.

3. Hur kan vi jobba som “företag i företaget”?

Jag kan inte mycket om organisationsteori. Men ett enda råd har hängt med i bakhuvudet sedan jag lyssnade på en intervju med Richard Branson när han var i Sverige för ett antal år sedan. Han sa då att man skulle bygga sitt företag i många små enheter som jobbar självständigt, som företag i företaget. Människor växer ju som bekant av ansvar och om varje ansvarig har koll på sin grupps intäkter och kostnader är vi fler som jobbar för att skapa lönsamhet.

Hur skulle jag då dra nytta av det här på Breakit? 

Faktum är att vi redan var organiserade ungefär så. Men på några ställen blev det tydligt att vi inte hade en ytterst ansvarig. Jag ville därför visualisera vår organisation och samtidigt förtydliga vem som var just det. Idén fick jag när jag läste en intervju med Football Addict-grundaren och vd:n Patrik Arnesson, som har organiserat sitt företag i “bubblor”. 

Jag ritade därför upp oss så här – vissa personer är alltså med på flera ställen (till exempel är jag själv både vd och försäljningschef). Tanken är att nya bubblor kan uppstå eller göras om efter behov. Alla ska också kunna se hur varje bubbla levererar intäktsmässigt. Det sista har vi inte börjat jobba med än – jag får återkomma när vi testat ett tag!

Breakits organisationsschema – just nu. Bubblorna kan ändras när vi vill och det kan även uppstå nya, tillfälliga eller fasta. Vill du förresten jobba på Breakit? Se gärna där det står “vakant” och hör av dig till respektive chef i bubblan!

4. Ska vi ha en ledningsgrupp eller inte?

Behövs egentligen en ledningsgrupp? Jag har alltid trott det. Men så dök Lena Apler, Collectors grundare och finansbranschens drottning, upp på Breakit Scaleup day i Göteborg. Hon coachade mig och Stefan Lundell live på scenen i hur vi skulle hantera skiftet mellan grundare och vd.

“Ni är 15 personer på Breakit och kan fortfarande samla alla i ett rum. Varför ska ni ha en ledningsgrupp? Det kommer att sluta med att halva företaget är med där och resten känner sig utanför. Nej, skippa det”, slog hon fast.

Collector-grundaren Lena Apler coachade mig och Stefan på scenen på Breakit Scaleup day och slog fast att vi inte behövde en ledningsgrupp.

Då var det jag och grundarna Stefan Lundell, Olle Aronsson och Jon Mauno Pettersson i ledningsgruppen. Parallellt hade vi dragit igång vårt målarbete där hela företaget samlades varje vecka för att gå igenom hur vi skulle nå våra mål. Det blev lite kaka på kaka. Var det inte bättre att skippa ledningsgruppen och låta alla medarbetarna vara med?

Jag velade fram och tillbaka – men så strax före jul landade jag ändå i detta:

• Vi skippar ledningsgruppen och satsar på målmötena – just nu. Då kan alla Breakits 15 medarbetare vara med. Det är motiverande, roligt och passar oss just nu.
• I stället grundar jag ett "Founders forum" för mig och den tidigare ledningsgruppen. Där kan vi en gång i månaden diskutera saker som verkligen berör dem som grundare. Till exempel: vad vill de med sitt ägande i Breakit? Var är vi om tio år? Sådana grejer.
• På sikt kanske jag inför en ledningsgrupp, men då behöver jag ta ett nytt grepp om vilka som faktiskt ska vara med. Det är till exempel ingen självklarhet att båda grundarna ska vara med :) 
   

Om du kan samla nästan hela företaget (och två mini-breakers) i ett rum så behöver du ingen ledningsgrupp, i alla fall om man ska tro Collectorgrundaren Lena Apler. Jag väljer att tro henne – i alla fall tillfälligt.

5. Var stoppar jag in grundarna i organisationen?

Slutligen: vad ska Breakits två grundare Olle Aronsson och Stefan Lundell jobba med? Med Olle (som tidigare var vår vd) var det enkelt: han ville ratta vår nya premiumtjänst – vilket passar honom utmärkt.

Stefan var en tuffare nöt att knäcka vilket jag skrivit om här. Sedan den artikeln publicerades har vi landat i att han blir reporter på heltid och slutar som innehållschef. I stället leder nu vår tidigare nyhetschef Jon Mauno Pettersson redaktionen. Läs gärna Stefans ord om saken här. Som ni som läst vd-resan vet har jag ältat detta en del – och nu med facit i hand är jag så glad att det blev som det blev!

Jon Mauno Pettersson blir chef på redaktionen och Stefan Lundell tar ett kliv åt sidan och blir reporter.

Nu avslutar jag denna långa text med att fråga er läsare: vad tycker ni om detta och vad är era erfarenheter? Jag vill passa på att tacka för otroligt värdefulla råd och tips som ni mailat mig – TACK! Fortsätt gärna att höra av er på camilla@breakit.se.

HELA VD-RESAN PÅ 100 DAGAR (HITTILLS):

• Del 1: Jag har 100 dagar på mig att vända Breakit – häng med på min resa

• Del 2: Hur mår Breakit egentligen? Jag avslöjar siffrorna, utmaningarna och hoten

• Del 3: Han är mitt största problem på Breakit – är det här lösningen?

• Del 4: Jag har lagt 10 år på att sätta mål – nu har jag äntligen knäckt formeln (här är den)

• Del 5: Så mycket ska Breakit dra in – är det realistiskt?

• Del 6: Därför skrotar jag ledningsgruppen – 5 frågor (och svar) som ska lyfta Breakit

• Del 7: Dags att döda våra ”darlings” – här är projekten Breakit måste lägga ner

• Del 8: Nu avgörs det – så ska jag skapa ett (lönsamt) Breakit 2.0

• Del 9: Från kris till säljsuccé på ett år – här är vad jag lärt mig

• Del 10: Kickstart på Breakit – men skulle jag leva upp till förväntningarna?

• Del 11: Efter 100 dagar kom corona – nu måste jag tänka om (såhär)