Det här är en text som publiceras i samarbete med podcasten Kapitalet. Hela podden hör du här.
Malmö stad bestämde sig för att installera digitala lås i hemtjänsten. En jättebra idé.
Men de bestämde sig också för att använda operativsystemet Windows 10 mobile. Det var en sämre idé.
Vad var det egentligen som gick snett?
Det var 2015 som Malmö stad fattade beslut om att satsa på digitala lås, mobil dokumentation och smarta mobiler inom hemtjänsten. Upphandlingsprocessen satte igång och stadens IT-avdelning gjorde en noggrann teknisk analys.
Den resulterade i en lista på vilka krav de nya mobiltelefonerna var tvungna att leva upp till. Framför allt handlade kraven om att kunna garantera den personliga integriteten hos brukarna som har hemtjänst. Staden behövde till exempel ha möjlighet att från centralt håll radera innehållet på telefonen, utifall att någon telefon skulle hamna på villovägar.
"Ju tuffare kraven blir, desto smalare kan det ju tendera att bli i vilken form av lösningar som finns tillgängliga på marknaden", säger Patrik Kron, IT-chef i Malmö stad.
Den lösning som levde upp till stadens krav stavades Windows 10 Mobile.
Men samma år som Malmö stads offentliga upphandling avslutas, så bestämmer sig Microsoft för att lägga ner tillverkningen av mobiltelefoner i de gamla Nokia-fabrikerna i Finland. Året därpå är dödsdomen ett faktum när Microsoft meddelar att de inte heller kommer fortsätta att utveckla operativsystemet Windows 10 Mobile.
"Det blev ett antal lås uppskruvade, sen kommer projektet aldrig riktigt vidare, man försöker starta om, men det blir ohållbart eftersom man inte får tag på telefoner", säger Björn Sassler, projektledare i Malmö stad.
Nej, projektet kommer inte vidare när Windows 10 Mobile går i graven. Men då har Malmö stad redan hunnit inhandla 1200 lås för sammanlagt en miljon kronor, varav 400 stycken redan är monterade.
De resterande 800 packas aldrig upp ur sina kartonger.
Frågan är hur Malmö stad hamnade i den här situationen? Det är många parametrar att ta hänsyn till i en omfattande offentlig upphandling och processen är tidskrävande.
För Åsa Edman, chefsjurist på SKL Kommentus, råder det inga tvivel om att det idag är alldeles för krångligt att genomföra stora upphandlingar och hon tror att de många negativa aspekterna av att ge sig in i en upphandlingsprocess rentav kan avskräcka leverantörer från att lämna anbud. Till exempel det faktum att man i praktiken inte får komplettera sitt anbud, om man har missat att bifoga ett dokument för att styrka en uppgift. Saknas det begärda dokument är upphandlaren tvungen att förkasta det anbudet och i stället välja ett annat.
"Det anbud som åker ut kanske var bäst, och så tvingas vi ta tvåan som var fyra miljoner kronor dyrare för att man inte har skickat med det där pappret, och då blir alla superfrustrerade och så tycker leverantörerna att offentlig upphandling bara är ett administrativt monster och vill inte vara med", säger Åsa Edman.
Anledningen till att leverantörerna trots allt orkar gå in i en upphandlingsprocess är såklart att det finns stora summor pengar att tjäna. Upphandlingen i Sverige uppgår till närmare 700 miljarder kronor per år, det är runt en femtedel av Sveriges BNP.
För att göra processen lite smidigare för alla inblandade har Åsa Edman tre förslag.
"Ändra på regelverket för kompletteringar, kortare handläggningstider i domstol och mer uppföljning av avtal", säger hon.
Några av de förslagen finns också med i den offentliga utredning som regeringen har låtit göra för att försöka förenkla upphandlingsregelverket.
För Malmös del är bara att ta nya tag. Under 2019 hoppas de kunna genomföra en ny upphandling, för att så småningom kunna gå i mål med projektet att införa digitala lås i hemtjänsten.
Förhoppningsvis kan de 800 låsen som aldrig packades upp komma till användning till slut – skam den som ger sig.
Det här är en text som publiceras i samarbete med podcasten Kapitalet. Hela podden hör du här.