Så kan "workfulness" hjälpa dig att få mer gjort på kontoret

Breakit - Så kan "workfulness" hjälpa dig att få mer gjort på kontoret
Klikkis team testade konceptet workfulness. Foto: Klikki.
Sara Lindmark
Sara Lindmark
Reporter

Mobilfria möten, ljudlösa telefoner och mejlfria timmar. Det är hjärnforskaren Katarina Gospics knep för att få mer gjort. Den digitala byrån Klikki har testat konceptet “workfulness.”

Sara Lindmark
Sara Lindmark
Reporter

Mindfulness är ett begrepp för medveten närvaro som har sina rötter i den buddhistiska läran. De senaste åren har det blivit ett populärt begrepp i västvärlden. Den amerikanske medicinprofessorn Jon Kabat-Zinn är känd för att ha fört vågen av mindfulness hit.

Om några år kanske det norska telefonibolaget Telenor kan bli känt för att ha uppfunnit begreppet workfulness? Tillsammans med hjärnforskaren Katarina Gospic har företaget tagit fram ett utbildningsprogram som ska hjälpa företag och medarbetare att skapa en sund digital arbetsmiljö.

“Vi tittar på mobiltelefonen cirka 150 gånger per dag och det tar upp till 25 minuter att återfå fokus efter det. Det är helt nödvändigt för företag att bli medvetna om de här problemen och att göra något åt dem, säger Katarina Gospic som driver konsultföretaget Brainbow Labs och sprider kunskap om hjärnan i näringslivet.

Enligt en Sifo-undersökning genomförd på uppdrag av Telenor, känner 83 procent av de 1.000 tillfrågade arbetstagarna ett behov av att svara omedelbart på inkommande samtal, sms och mejl under arbetstid.

“Om man jobbar i ett öppet kontorslandskap är det bra att ha för vana att gå undan när man ska prata i telefon. Försök att ha fasta tider för att kolla och svara på sms och mejl. Det är sällan så att vi har ett jobb där någon dör om vi inte svarar på minuten,” säger Katarina Gospic.

Inte minst i mötesrummen blir tekniken lätt ett irritationsmoment. Drygt 8 av 10 arbetstagare säger att de blir störda när andra kollar eller använder sin mobiltelefon under ett möte. Samtidigt erkänner nära 7 av 10 att de själva gör exakt detta.

“Jag tycker att man kan ha mobilen på tyst läge när vi arbetar för att inte störa sig själv eller andra. Vissa har jättesvårt att lägga bort mobilen, men man kan tänka sig hur det var 1995. Då satt ingen och surfade på Facebook utan man lyssnade under mötena. Om alla är med och lyssnar och är förberedda blir det mycket mer effektivt, säger Katarina Gospic.

I våras kontaktade hon den digitala marknadsföringsbyrån Klikki och bad företaget att testa workfulness-konceptet.

Varje dag klockan 10 lade medarbetarna sina telefoner i en låda och fick inte tillbaka dem förrän klockan 12. Samma sak hände mellan klockan 14 och 16 och under den tidpunkten fick mejl heller inte läsas. Både mobiltelefon och dator förbjöds under alla möten.

“Det var först frustrerande att lägga ifrån sig telefonen eftersom man var tvungen att planera sin dag bättre. Efteråt var nio av tio var väldigt positiva. Man fann lugnet att jobba med arbetsuppgifter som man har på sin to do-list men kanske går och skjuter på,” säger Tobias Wallén, affärsområdeschef på Klikki.

Förhållningssättet har levt kvar även efter de tre försöksveckorna. Även om det inte längre sker någon kontroll av hur mobil och mejl används finns det en generell uppfattning om att mobilen inte behöver ligga framme och vara inställd på högsta ljudnivå.

“Vi har fortfarande mobilfria möten, det har verkligen blivit en förändring. Det är ju fruktansvärt nonschalant att titta på mobilen om någon pratar. Jag tror det är bra att prata kring hur man använder tekniken på arbetsplatser, få företag har nog policies kring det,” säger Tobias Wallén.

Tips till arbetstagare:

  • Stäng av mobiltelefonen och annan teknik i samband med möten.
  • Stäng av alla ljudsignaler på mobiltelefoner, datorer och annan elektronik under arbetstid.
  • Blockera alla distraherande pop up-fönster och push-notiser i datorn och mobilen.
  • Gå undan när du ska ringa eller blir uppringd.
  • Införa fasta, individuellt anpassade tider för mejl, sms och mobilsamtal.
  • Lägg ifrån dig tekniken helt och hållet en stund varje dag. Hjärnan behöver vilopauser för att du ska kunna prestera på topp i viktiga jobbsammanhang.

Källa: Handboken ”Workfulness.”

Läs fler artiklar
LÄS MER