Fem superkrafter – så gör du din kommunikation mer effektiv

Ledarskap
Fem superkrafter – så gör du din kommunikation mer effektiv

Björn Hedensjö

Björn Hedensjö

Psykolog

Det spelar inte så stor roll om du har världens bästa idéer – om du inte kan uttrycka dem på ett sätt som gör att du får med dig teamet. I tredje delen av Breakits serie om ledarskapspsykologi går Björn Hedensjö igenom viktiga tekniker för att kommunicera så att saker verkligen händer.

Konkret handling slår tio gånger av tio insikter om hur man borde göra. Här listar jag en rad beprövade psykologiska tekniker och tips för effektiv kommunikation och goda relationer, som du kan använda direkt.

Om du lyckas behärska de här färdigheterna är massor vunnet i dina yrkesrelationer – och i andra relationer också för den delen.

Vi kör igång så här:

Skaffa dig en tydlig kommunikationsloop

Säg att ni har ett alarmerande försäljningstapp på en viss marknad, och att du vill informera en kollega som behöver ta tag i frågan med en gång.

Det här är en rätt typisk uppgift för en chef – informera och ge instruktion. Även om det kan tyckas enkelt och självklart misslyckas vi chefer ofta totalt med det här.

Det finns tre huvudsakliga problem.

Det första är att vi inte är tillräckligt tydliga. Ju tydligare vi är desto större är chansen att det vi vill ska hända faktiskt händer. Och det gäller att vara tydlig ända ner på en riktigt detaljerad beteendenivå.

Men det betyder inte att vi som chefer ska ägna oss åt så kallat ”micro-management” och detaljstyra medarbetarens arbetsinsats.

Istället ska vi vara så pass tydliga med våra förväntningar att det inte finns utrymme för missförstånd. Ofta agerar vi som om folk i vår omgivning kunde läsa våra tankar. Men än så länge har ingen människa klarat av det.

Det andra problemet är att vi inte upprättar en fungerande kommunikationsloop. Det innebär att vi försäkrar oss om att budskapet nått fram och uppfattats som vi vill att det ska.

Inom militären, där en missuppfattning faktiskt kan vara skillnaden mellan liv och död, finns det ofta rutiner som innebär att den som tagit emot en order i detalj upprepar hur de uppfattat den. På det sättet kan man försäkra sig om att det inte finns några missuppfattningar.

Det tredje problemet när det handlar om effektivitet är att vi inte är tillräckligt envisa i interaktioner med andra. Det behöver inte bero på att vi gett upp, utan på att vi lätt tappar fokus när den vi kommunicerar med svarar annorlunda än vi tänkt.

Det gäller alltså att inte springa vilse i kommunikationen – en minut efter att du har inlett ett samtal kanske du helt har glömt bort vad du ville säga från början.

Lösningen här är att vara medvetet närvarande i situationen. Det innebär här att få syn på inre och yttre distraktioner, hålla fast vid tanken på det som ska göras och med vilje ta tillbaka uppmärksamheten – så många gånger som det behövs.

Tekniker för att öva på medveten närvaro dyker upp i kommande delar av artikelserien.

Ett gott exempel på effektiv kommunikation, skulle kunna se ut så här:

”Stina, vi har haft mycket sämre försäljningstillväxt av belgiska premiumabonnemang än vi förväntat oss i tredje kvartalet. Jag skulle vilja att du till lunch på fredag tar fram tre förslag, med tillhörande försäljningsprognoser, på hur vi skulle kunna vända utvecklingen. En halv sida i word per förslag räcker, mejla gärna. Det är viktigt att vi kommer till rätta med detta, så upprepa gärna den information du just fått så att jag vet att du är med på noterna.”

Så hittar du din “charm”

Det vi tänker på som ”charm” går oftast att bryta ner till en rad konkreta beteenden. Om man vill vara en charmig och omtyckt person som känns behaglig att kommunicera med – och det vill man oftast – finns särskilt två saker som är riktigt bra att ta till. För vissa kommer det här naturligt men för andra krävs åtminstone till en början ett mer viljestyrt agerande för att det ska bli något. Dessa två saker är:

Att visa intresse. Det konkreta beteendet är helt enkelt att ställa nyfikna frågor om sådant som är viktigt för personen som du kommunicerar med – och att signalera verbalt och med kroppsspråk att du bryr dig om vad hen svarar. Följdfrågor signalerar också ett naturligt intresse. 

Att validera den du kommunicerar med. Att validera är en psykologiterm som betyder att man accepterar och bekräftar någon – till exempel hur han eller hon har upplevt en situation. Det kan kanske låta flummigt eller vagt, men är ett enormt kraftfullt verktyg för att få någon att känna sig sedd, inkluderad och att skapa starka band till den personen. Konkret finns en rad tekniker för att validera, till exempel:  

- Visa vaken uppmärksamhet när du lyssnar på en person (ha ögonkontakt, nicka, sitt tyst, var koncentrerad)

- Summera och stäm av att du uppfattat saker rätt (”Okej, det låter som att du haft en otroligt tuff vecka hemma och att det därför var svårt att hinna avsluta projektet. Har jag fattat rätt då?”)

- Försök att” läsa av personen” och visa att du har uppfattat sådant som inte sagts (”Jag ser på dig att du är trött och blir ledsen av att prata om allt som hänt hemma den här veckan. Jag förstår det och det är inte ett dugg konstigt att du inte hann med att avsluta projektet”).

Det magiska frågetecknet

Att fråga istället för att påstå kan vara ett enormt kraftfullt sätt för att få saker att hända. En rak order kan förvisso vara ett effektivt sätt att kommunicera i de sammanhang där det fungerar. Men det kan samtidigt få mottagaren att känna sig förminskad och låst i en position hen inte har valt.

Rätt ställda frågor ger istället mottagaren en känsla av att vara autonom och betydelsefull, något som i sin tur ökar motivationen för att lösa en uppgift. Så här skulle det kunna låta:

Stina, vi behöver verkligen akut komma till rätta med tillväxtsiffrorna för Belgien. Du som kan det här, hur tycker du att vi ska göra för att få fram en plan med tre förslag redan till på fredag?”.

Utgå från dig själv

Så kallade jag-budskap innebär att man utgår ifrån sin egen upplevelse i kommunikation med andra. Motsatsen är du-budskap där utgångspunkten är den andra personen (”Du är alltid så lat!”).

Jag-budskapen funkar bättre och är ett effektivt sätt att undvika onödiga konflikter och låsta positioner. Eftersom man utgår från sin egen upplevelse kan man definitionsmässigt inte ha fel, och personen man pratar med känner sig inte lika påhoppad.

En vanlig risk när du använder du-budskap är tendensen att tillskriva motparten negativa egenskaper (som är stabila och svåra att ändra på) snarare än att diskutera konkreta beteenden (som är lättare att ändra på).

En annan vanlig fallgrop är att använda sig av oprecisa, svepande uttryck som ”alltid” och ”aldrig”.

Ett exempel på ett välformulerat jag-budskap kan se ut så här:

Stina, jag känner mig irriterad när du inte svarar på mina mejl, det gör att jag inte vet om du jobbar med det vi pratat om eller inte. Jag skulle vilja att vi pratar om hur vi lägger upp kommunikationsrutinerna.”

Det här ska du inte göra

Ibland upplever vi interaktioner med kollegor som ett slags match som man kan vinna eller förlora.

Men även om vi ”förlorar” i sakfrågan, som när någon helt enkelt inte gör som man vill, kan man gå därifrån som långsiktig vinnare – både i sina egna och andras ögon.

En förutsättning är att man genomfört samtalet med självrespekt. Det betyder att man inte ruckar på grundläggande värderingar och avstår från att spela hjälplös, ljuga eller hota.

Veckans övning

För att lära oss att göra på nya sätt behöver vi testa, och veckans övning blir att testa och utvärdera en av dessa tekniker i ett samtal med en medarbetare.

Vill du lära dig mer? Här är alla delar i Startup-psykologen!

Läs fler artiklar
LÄS MER