Fråga: Jag och några vänner har startat ett bolag. Hittills har vi inte funderat så mycket på våra avtal, utan mest skrivit på de avtal som våra leverantörer och andra samarbetspartners har lagt fram. Vi har också en del överenskommelser som inte riktigt har dokumenterats i skrift. När vi nu börjar få in fler kunder känner vi ett behov av att styra upp våra rutiner och ta fram skriftliga avtal. Vad ska vi tänka på?
Svar: Det är bra och viktigt att ni nu ser över era avtalsrutiner. När ni ingår avtal med en annan part handlar det främst om att ha i åtanke vad ni har för avsikt att reglera med avtalet, och att avtalet är enkelt och tydligt formulerat. Det är oftast luddiga och optimistiska tidsplaner och otydliga leveransspecifikationer som orsakar tvister mellan parterna – inte ansvarsbegränsningar eller andra juridiska bestämmelser. Även bilagorna i ett avtal är viktiga att ha fullständig koll på, det är där detaljerna specificeras.
Nedan har vi listat några saker som ni bör tänka på när ni ingår avtal och när ni ser över era avtalsrutiner.
Vad är ett avtal?
Först vill vi förtydliga att ett muntligt avtal är lika bindande som ett skriftligt. Det är dock svårare att i efterhand fastställa vad parterna faktiskt avsåg att reglera och vad överenskommelsen var. Den självklara fördelen med det skriftliga avtalet är att det fungerar som bevis om ni senare inte är överens om innehållet. Med ett skriftligt avtal på plats undviker ni alltså onödiga diskussioner om vad man faktiskt kommit överens om.
Ett avtal uppstår genom att ett anbud (ett förslag eller offert) lämnas och att anbudet accepteras (en accept). Det innebär att ett avtal kan uppstå redan innan det skriftliga avtalet undertecknas, till exempel genom att någon av parterna accepterar ett förslag i ett mail. Tänk därför på hur ni uttrycker er under avtalsförhandlingarna.
Hur ska avtalet vara utformat?
* Avtalet ska reglera risker och vara balanserat
Det huvudsakliga syftet med ett avtal är att det ska spegla affären – vem ska utföra vad och när – och fördela ansvaret mellan parterna. En affär är aldrig helt riskfri och avtalet syftar därför till att hitta en risknivå som är acceptabel för er.
Er motpart kommer också ha ett intresse av att minimera sin risk. Det underlättar därför om ni redan från början utgår från att avtalet ska vara balanserat, det vill säga inte överdrivet fördelaktigt för någon av parterna. Ett exempel på det är att den ena parten bara har skyldigheter och inga rättigheter. Ett obalanserat utkast innebär sannolikt också att förhandlingarna blir mer tidskrävande.
Förutom att ett balanserat avtal sparar tid, är det också en viktig faktor för relationen med er motpart. Ni kommer förhoppningsvis ha en långvarig relation efter att avtal ingåtts. Det är dessutom svårare att sälja in att era produkter eller tjänster är fantastiska om ni samtidigt inte är beredda att ta ansvar för att de faktiskt fungerar.
Det omvända gäller naturligtvis också. En leverantör som exempelvis inte åtar sig något ansvar för att en produkt levereras i tid är förmodligen inte den man väljer i första hand.
* Avtalet ska vara tydligt och enkelt
Avtalet bör vara tydligt formulerat och enkelt att förstå så att det inte råder någon tveksamhet kring vad ni har kommit överens om. Ni bör därför försöka hålla er till ett enkelt och konsekvent språk samt undvika krångliga och svävande formuleringar som skapar oklarhet.
* Avtalet ska reglera en specifik affär
Ett tydligt avtal kräver en god förståelse för affären som ska regleras – juridiken lever inte i ett tomrum skilt från det affärsmässiga/kommersiella, utan avtalet måste anpassas till den aktuella affären. Även om ni har tagit fram ett mallavtal bör varje avtal anpassas för att återspegla den enskilda affären, om det inte är så att ni säljer er produkt/tjänst på exakt samma sätt till alla era kunder.
Tänk också på vem ni ingår avtalet med. I ett avtal mot konsumenter måste ni ta hänsyn till vissa tvingande konsumentregler, till exempel konsumentköplagen och konsumenttjänstlagen.
Om ni däremot ingår avtal med en större aktör kan andra kommersiella villkor vara viktiga att reglera. Gentemot vissa stora leverantörer, exempelvis IT-leverantörer av standardprodukter, kan det vara svårt att förhandla framgångsrikt och där får man istället kanske acceptera att leverantören inte kommer att ändra sina avtalsvillkor. Då är det viktigt att förstå vilken risk det medför och försöka att begränsa avtalet på andra sätt.
Tips! Mer information om vilka typer av kommersiella villkor som är viktiga att reglera kan du läsa mer om i vår nästkommande artikel.
Vilka avtalsrutiner ska vara på plats?
Bestäm vem eller vilka inom er organisation som ska ha rätt att besluta om olika typer av avtalsvillkor, samt skriva under olika slags avtal.
Ni bör också ta fram olika mallavtal, till exempel allmänna avtalsvillkor för försäljning (mot kunder) respektive inköp (mot leverantörer). Även om mallavtalen behöver anpassas, sparar de tid och skapar också bättre ordning och överblick. Att använda egna mallavtal ger också förutsägbarhet och trygghet för er del och ni framstår som en trovärdig och kunnig avtalspart utåt.
Inför varje avtalsförhandling bör ni också på förhand diskutera vilken nivå av risk ni är villiga att ta, det vill säga vilka av villkoren som är förhandlingsbara samt vilka miniminivåer ni kan tänka er att gå med på vad gäller pris ansvar med mera. Detta gäller även när ni tar fram mallavtal.
I vår nästa artikel på Breakit kommer vi att göra ett djupdyk i vilka typer av kommersiella villkor som är viktiga att reglera. Behöver ni hjälp med att se över era befintliga avtalsmallar eller ta fram mallavtal? Besök vår hemsida Cederquist.se och kolla in vårt startup-paket här!
Fler juridikfrågor? Här hittar du samtliga artiklar från Cederquist på Breakit.
Det här är en sponsrad artikel av Cederquist – en modern, topprankad affärsjuridisk advokatbyrå som erbjuder dig som kund specialistkompetens inom de flesta affärsjuridiska områden.
Sponsrade inlägg är en del av Breakits annonserbjudande. Inläggen skrivs inte av Breakits reportrar utan av vår kommersiella avdelning. Om du har frågor kring sponsrade inlägg, hör av dig till sales@breakit.se.