Trello är det webbaserade planeringsverktyget som har 22 miljoner registrerade konton världen över. Det liknar en digital anslagstavla med lappar som går att flytta runt bland olika kolumner. Syftet är att göra det lättare att driva projekt och samarbeta i grupper där man behöver få koll på vem som gör vad.
Tidigare i år köptes Trello upp av det australiska mjukvarubolaget Atlassian för 3,7 miljarder kronor. Huvudkontoret ligger i New York men det är egentligen ganska oviktigt i sammanhanget eftersom företaget anammat “remote-first”-mentaliteten och låter medarbetarna arbeta från den plats där de känner sig mest motiverade.
Om det är på en sandstrand på Bali eller ett kafé på Manhattan spelar inte så stor roll – bara jobbet blir gjort. I dag arbetar 65 procent av de 100 medarbetarna, från olika delar av världen.
Breakit träffade Alexia Ohannessian, Trellos internationella marknadschef, när hon var på besök i Stockholm. Hon är själv född i Frankrike men bor och arbetar från Brasilien. De gånger hon hälsar på familjen behöver hon aldrig ta semester, vilket så klart är en lyx.
Här är hennes bästa tips för att arbeta effektivt och samtidigt bygga en stark arbetskultur, trots att man befinner sig i olika tidszoner.
1. Lär känna varandra i olika chattrum
Den naturliga och sociala interaktion som uppstår på en arbetsplats går man förstås miste om. När det inte går att bli ståendes vid kaffeautomaten för att avhandla senaste Game of thrones eller prata om helgens happenings med skrivbordsgrannen så gäller det att vara kreativ.
“Det är viktigt att skapa tillfällen för att prata om annat än bara jobb. Vi har olika chattkanaler som handlar om till exempel matlagning, yoga och ‘small humans’ där anställda kan posta bilder på sina barn och dela sina erfarenheter kring att vara förälder. Totalt finns det 60 barn inom Trello, vilket är lite ovanligt för ett techbolag men möjligheten att arbeta hemifrån underlättar”, säger Alexia Ohannessian.
2. Träffas – både online och i verkligheten
Varje månad paras Trello-medarbetarna slumpvis ihop med fyra personer i en videokonferens. Huvudsyftet är att lära känna varandra – det är alltså förbjudet att prata jobb. En gång om året så träffas också hela företaget någonstans i världen.
“Det handlar också enbart om att lära känna varandra. Förra gången parades jag ihop med en person som var ny på Trello och en annan som jobbat på företaget i fem år. Hon frågade oss två om vi känner varandra och vi svarade att ‘det är andra gången i våra liv som vi träffas, men ja, vi är vänner’", säger Alexia Ohannessian.
3. Använd bara möten till beslutsfattande
Trello har försökt göra möten till en så liten tidstjuv som möjligt. Inför varje teammöte adderas ett Trello-kort för varje punkt man vill prata om. Ibland är korten noll till antal och då skippar de helt enkelt mötet. Företaget har också upprättat två mötespolicies:
1. Det man tar upp ska vara relevant för minst två personer.
2. På mötena tas beslut, man brainstormar i princip aldrig.
“Vi har möten för att sjösätta projekt men sedan diskuterar vi detaljer i chattrum eller mindre videokonferenser. Våra möten blir väldigt tidseffektiva eftersom vi bara träffas för att ta beslut”.
4. Alla – eller ingen – person i ett videosamtal
När fem personer sitter runt samma bord och talar med en stackars person på en skärm, blir det förstås per automatik exkluderande mot hen. Det är svårt för personen som sitter med hörlurar att urskilja gruppen av människor i ett rum.
Trello har förkastat den här arbetsmetoden och numer sitter alla med headset framför varsin skärm, även om bara en person befinner sig på annan plats.
“Det ser lite roligt ut när tre personer på rad sitter med hörlurar och pratar med varandra – via sina skärmar. Det här gör att alla får samma vikt och inkludering i samtalet, säger Alexia Ohannessian.
5. Förklara alltid sammanhanget
Det är lätt att låta sur och kort när man snabbt måste svara på ett meddelande via mobilen jämfört när man sitter vid tangentbordet. Det kan låta basalt men Alexia Ohannessian påpekar vikten av att redogöra för aktuell situation.
“Vi ser alltid till att förklara vad som händer – ‘jag skriver från min telefon’, ‘mina barn kom precis hem från skolan’, ‘jag sitter i ett annat samtal så det är därför jag inte svarar’. När vi känner att något blir förvirrande så hoppar vi alltid in i ett videosamtal istället”, säger hon.
6. Sätt en gräns mellan jobb och fritid
Det kan kännas som att man alltid jobbar när kontoret är ens hem. Alexia Ohannessians bästa tips är att se sin laptop som arbetsplatsen.
“Jag använder den aldrig privat. En annan sak som jag försöker göra är att boka in en aktivitet i slutet av dagen så att det blir en tydlig gräns för när jobbdagen slutar”, säger hon.
LÄS MER:
Tro det eller ej – det går att bygga en startup utanför Stureplan
Forskare: Därför släpar vi oss i väg till kontoret varje dag