Gör en enkel kassaflödesanalys – och minska risken för konkurs

Ditt kassaflöde är det ekonomiska blodomloppet i ditt företag. Det visar hur pengar flödar in och ut ur bolaget. För små företag i uppstartsfasen är det ofta extra viktigt att titta på kassaflödet på veckobasis, för att inte riskera att pengarna tar slut.

Där vill du aldrig hamna, tro mig.

Men att ha koll på kassaflödet handlar inte bara om överlevnad, utan om att bättre förstå ditt företag för att använda pengarna smartare. Vi börjar från grunden!

1. Vad är kassaflöde?

Kassaflödet är in- och utbetalningar. I praktiken handlar det oftast om att du själv får betalt av kunderna och att du själv betalar fakturor till leverantörer. Om inbetalningarna överstiger utbetalningarna så har du ett positivt kassaflöde, vilket inte riktigt är detsamma som vinst men som oftast är den viktigaste faktorn bakom att ett bolag går med vinst.

2. Hur håller man koll?

Det finns hur många olika mjukvaruprogram som helst som hjälper företag att hålla koll på kassaflödet. Låt oss börja med det enklaste.

Bankkontot. I dess mest basala form handlar kassaflödesanalys om att logga in på ditt företagskonto hos banken och kolla transaktionshistoriken, samt hur mycket som finns kvar i kassan.

Digitala kalkylark. Bankkontot räcker kanske för att få en bild över senaste veckorna, men om du vill förstå ditt kassaflöde ordentligt behöver du ta reda på följande:

• Hur har kassan utvecklats under de senaste tolv månaderna?

• Hur tror jag att den kommer att utvecklas under det kommande året?

Den första frågan är enklast att besvara, eftersom du redan har facit i form av dina försäljningssiffror för senaste året (om du varit i gång så länge).

För att få en ordentlig överblick på historiken behöver du mata in data ett kalkylark, förslagsvis Excel eller Google Kalkylark (gratis för alla med ett Google-konto). Det ser alltid ut ungefär såhär.

I det här exemplet har företaget 400.000 kronor i kassan när året börjar. Notera hur kassan på rad 7 sedan stiger och sjunker – beroende på månadens resultat på rad 4.

Känner du instinktivt att det här inte är din grej? Börjar du fundera på att sluta läsa artikeln? Tyvärr har jag ingen annan tröst att ge än denna: Man vänjer sig. Att hålla koll på ekonomin är A och O i ett företag, så du måste helt enkelt lära dig att bli vän med kalkylark.

Om du inte är ekonom i grunden, och inte vill börja pröva dig fram på egen hand, så rekommenderar jag att du tar Youtube till hjälp och kikar igenom en videoguide.

Själv tycker jag att det är rätt kul att leka runt i Excel och liknande verktyg. Genom att mata in data om din försäljning så får du en bild av nya risker och möjligheter i ditt bolag.

Oavsett vad: Att mata in dina in- och utbetalningar i ett kalkylark är det vedertagna sättet att få koll på kassaflödet, och du kommer inte ångra att du lärt dig det.

Här är ett par exempel på insikter som jag kommit fram till genom att studera Breakits kassaflöde i Google Kalkylark:

• Breakit behöver lite extra pengar i kassan inför sommaren. Detta eftersom annonsförsäljningen är säsongsmässigt svag på sommaren, samtidigt som kostnaderna (löner och lokal) är lika höga som under andra tider på året. Om vi någon gång får slut på pengar så lär det ske sommartid, det är då vi blöder pengar.

• Men: Vi har i skrivande stund mycket mer pengar i kassan än vad vi behöver. Även om bolaget går uselt i två år så kommer pengarna räcka gott och väl. Det kan innebära att vi bör öka investeringstakten, till exempel genom att anställa fler. För att slippa alltför stora förluster bör dock nyanställningarna ske i början på hösten, så att inte de nyanställdas löneutbetalningar tynger oss sommartid.

När du väl har matat in inbetalningar och utbetalningar för det gångna året, och fått en bild av hur kassan utvecklas – så har du en bra grund till en prognos för nästa år.

Hur mycket du kommer sälja nästa år vet förstås inte jag. Du måste helt enkelt göra en egen bedömning. Men genom att mata in dina gissningar för tolv månader framåt i ett kalkylark kan du få fram väldigt värdefull information. Här är några exempel på sådana insikter:

• Om din största kund lämnar dig klarar du dig bara åtta månader innan du går i konkurs. Kanske borde du ha en beredskapsplan för hur du ska skära i kostnaderna direkt, om det händer?

• Du har inte gått med förlust en enda månad sedan du startade bolaget för tre år sedan. Kanske har du råd att öka risken lite?

• Du har ett väldigt ojämnt kassaflöde, där vissa månader ger en vinst på 1 miljon medan du helt saknar intäkter andra månader. Kanske skulle det vara enklare att dela upp kundernas betalningar på tolv månader i stället? På så vis blir intäkterna mer stabila och rimmar bättre med dina utbetalningar (löner och lokal) som betalas månadsvis.

3. Vad gör jag om pengarna ändå tar slut?

Om det är till någon tröst: Du är långt ifrån den första entreprenören att få brist på likviditet. Om du trist nog har hamnat i den situationen rekommenderar vi varmt att du läser entreprenören Bo Mattssons text med en rad konkreta tips på hur du, åtminstone kortsiktigt, kan rädda ditt bolag när kassan sinar.