Skippa mötesträsket – experten ger dig de värsta tidstjuvarna

Breakit - Skippa mötesträsket – experten ger dig de värsta tidstjuvarna

Effektivitetskonsulten David Stiernholm. Foto: Anna Sigvardsson.

Säg farväl till ineffektiva möten. Med små medel och digitala verktyg kan du bli företagets nya mötesmästare. Experten visar hur.

Att spendera hälften av sin arbetstid i olika möten är inte ovanligt i dag – även på snabbväxande startups. Men hur effektivt är det egentligen, och hur kan digitala verktyg underlätta? Här är sju vanliga mötes-tidstjuvar och struktören, effektivitetskonsulten och föreläsarens David Stiernholms tips för att lösa dem.

1. Mötet behövs inte

Möteskulturen är djupt ingrodd och säger att vi till varje pris ska träffas öga mot öga för att diskutera. Men är det verkligen effektivt i en tid då enkla videotjänster som Appear.in gör att vi smidigt kan mötas var vi än befinner oss?

”Jag tycker att man ska våga ifrågasätta ifall mötet över huvud taget är nödvändigt”, säger David Stiernholm. ”Det beror förstås helt på vilken typ av möte det gäller. På ett uppstartsmöte inför ett projekt kanske alla behöver träffas för att komma överens och lära känna varandra, men för uppföljningsmöten kan man sköta det betydligt mer effektivt digitalt.”

2. Telefonerna får styra

Ständiga telefonavbrott är ett störningsmoment som sakta men säkert har accepterats som fullt legitima. Hur kommer man runt det?

”Jag vet att vissa kör med lådor att lägga mobilerna i på vägen in, men det är inte alltid nödvändigt. Däremot kan mötesledaren påminna om att mobilerna hålls på ljudlöst för att inte distrahera. Det handlar mycket om att bestämma sig för att vara närvarande – är du på möte eller svarar du på mejl? Att göra allting samtidigt blir inte mer effektivt, och det gäller även vid telefonmöten där ingen ser vad du gör.”

3. Mötet saknar mål och ledning

Känner du igen känslan av att komma till ett möte utan att riktigt veta vad som ska hända? Någon agenda har inte kommunicerats och ingen tar tydlig ledning kring vad som ska avhandlas. Några minuters förberedelser hade ändrat mycket, och med molntjänster som Office365 kan alla på ett smidigt sätt bidra med förslag på diskussionspunkter innan mötet.

”Jag tror inte att man behöver en agenda inför varje möte, men det kan vara bra att i mötesbokningen skriva in en mening om själva syftet. För återkommande möten brukar jag rekommendera att man har en standardagenda i ett gemensamt molndokument som alla kan fylla på. Den som kallat mötet kan vara ordförande och ansvara för att driva mötet framåt. Och någon annan bör anteckna – alla behöver kanske inte sitta med varsin laptop och skriva samma saker.”

4. Ni håller på för länge

Att vissa bokningskalendrar per automatik blockar en timme är förmodligen en stor björntjänst för effektiviteten i många organisationer – finns det en timme fyller vi ut tiden. Men det hänger också ihop med bristen på en tydlig målsättning.

”Det beror förstås helt på vilket typ av möte det gäller, men bjuder du in till ett möte på 30 minuter signalerar du också att det inte finns tid för en massa kallprat, och man kommer snabbare in på kärnfrågorna. Blir det för tight testar du med 45 minuter nästa gång. Det är också upp till den som kallat mötet att hålla tiden av respekt för alla andra. Med en liten agenda kan man snabbt göra en beräkning av hur lång tid varje punkt bör ta.”

5. Det blir för pladdrigt

Att plötsligt samla sju personer i ett rum för att prata om någonting som verkligen berör kan innebära en kakafoni av utskjutna åsikter och utläggningar. Och så finns det alltid den där personen i rummet som älskar att höra sin egen röst.

”Det hänger ihop med mötets syfte och ett tydligt ledarskap”, säger David Stiernholm. ”Om du vill att mötet ska generera ett skarpt beslut kanske ni måste dryfta vissa saker innan. Där kan chatverktyg som Slack vara ett utmärkt forum för att få ut alla frågor, åsikter och argument innan man träffas för att fatta beslut.”

6. Uppföljningen tappas bort

Under mötet är alla engagerade och tar på sig olika ansvarsområden och praktiska saker som ska fixas. Sekunden alla lämnar rummet är uppgifterna som bortblåsta, och en månad senare pratar man om samma saker igen.

”Att summera och förtydliga vem som ska göra vad är jätteviktigt, oavsett om man har ett fysiskt eller digitalt möte”, säger David Stiernholm, som tipsar om ett digitalt stödverktyg:

Run your meeting är en riktigt bra svensk tjänst för möten. Du kan lägga in agenda och noteringar före och efter mötet, och uppgifter kan tilldelas deltagarna som kan bocka av dem inför nästa gång man ses.”

7. Det är för många i rummet

När mötet precis ska börja kastas Lasse och Linda in i rummet ”för att det kan vara bra att de är med också”. Det är plötsligt många kockar som ska komma till tals och komma överens. Och många arbetstimmar som går förlorade.

”Ställ en snabb kontrollfråga: vad är det egentligen Lasse och Linda ska tillföra? Sitter de på expertkunskap som verkligen behövs? Ska de vara med i implementeringen? Är de beslutsfattare som kan snabba på processen? Generellt kan man fråga sig om man själv verkligen behöver gå på alla möten som man bjuds in till. Våga fråga rakt ut – kanske räcker det med en digital avstämning efteråt istället?”

Läs mer3 sätt att samarbeta effektivt – ladda ner guide 

Det här är en sponsrad artikel från Telenor Företag. Våra digitala rådgivare hjälper dig att kartlägga, analysera och rekommendera rätt produkter och tjänster för att jobba i molnet – och visar hur du använder dem för att jobba så effektivt som möjligt. Läs mer här.

Läs fler artiklar
LÄS MER