Utan ett flexibelt affärssystem som möjliggör automatisering kan bokslutet vara tungrott att få ihop – det har inte minst visat sig under pandemiåret när alla jobbat hemifrån. Som tur är har NetSuites experter sammanställt en lista med goda råd inför kommande år.
1. Definiera och delegera
Många ekonomiansvariga utgår från att alla i teamet vet exakt vilka uppgifter de har och hur de ska lösas, men så är inte alltid fallet – särskilt inte när bolagets verksamhet börjar skala upp.
Vill du prova NetSuites molnbaserade lösningar? Läs mer här!
Dokumentera därför varje steg som behöver tas och lista vilka konkreta uppgifter som ska genomföras i respektive delmoment. Delegera ansvaret och sätt tydliga tider för avstämning och deadline.
2. Gör tätare sammanställningar
Vad lagen säger är en sak, men att bara fokusera på ekonomiska sammanställningar varje månad eller kvartal kan vara förenat med risker. Ifall bokföringsarbetet sker manuellt kan det lätt smyga sig in fel och misstag som växer med tiden och därmed blir allt svårare att identifiera. Ta därför för vana att göra tätare avstämningar.
Lösningen stavas automatisering. Misstag kan upptäckas i god tid innan bokslutet inleds, och smart mjukvara kan jämföra olika typer av transaktioner med vad som blivit bokfört. Detta reducerar risk, samtidigt som det frigör tid för andra typer av kontroller.
3. Minimera det manuella inmatandet
Så fort saker sköts manuellt ökar risken för felaktigheter, särskilt när företaget är inne i en snabbväxande fas. Ha som målsättning att eliminera pappersarbete helt och hållet och uppmana leverantörer att skicka e-fakturor i XML-format så att de kan importeras direkt i bokföringssystemet. Nästa steg är att förbjuda kalkylblad offline. Satsa istället på ett molnbaserat affärssystem som säkerställer att all information är uppdaterad.
4. Förenkla bokföringen
Den som har jobbat med bokföring länge i ett bolag vet exakt vilka bokföringskoder som gäller. Men manuella misstag uppstår. Även om det bara blir fel 0,5 procent av gångerna, innebär det att 50 av 10 000 transaktioner bokförs på fel ställe. Det är tidskrävande och riskabelt. Försök hitta nya lösningar för att förenkla och automatisera processen.
5. Säkra informationsflödet
Att invänta andra avdelningars data leder ofta till frustration och förseningar. Så länge informationen från alla som bidrar till verksamhetens omsättning måste flöda manuellt, är detta något som du får leva med. Informationen kommer ofta in sent, behöver förtydligas eller saknar viktiga komponenter. Genom att etablera en molnlösning som integrerar information från olika avdelningar kan arbetet underlättas betydligt.
6. Konsolidera mellan bolag
Att göra bokslut blir förstås betydligt mer komplext ju fler dotterbolag och företagskonstellationer som ingår – särskilt om de använder sig av olika affärssystem. I mitten av ekosystemet blir arbetet till slut ganska knepigt, och att sy ihop verksamheternas olika flöden med hjälp av separata kalkylblad är ett utmärkt recept för att få huvudvärk. Att hantera flera enheter i ett gemensamt system underlättar överblick och reducerar risk.