Coronavirusets spridning har fått hela länder att sätta sin befolkning i karantän. Resor ställs in, samtidigt som större event förbjuds helt på många platser.
På måndagen uppmanade Folkhälsomyndigheten också alla som kunde att jobba hemifrån, men redan innan dess var det många företag som tog beslut om att hela verksamheten ska skötas på distans.
Ett företag som valde att göra det är det snabbväxande e-signeringsbolaget GetAccept. De bestämde sig i torsdags för att alla på bolaget skulle arbeta hemifrån – drygt 100 anställda.
“Det blir ett stort beslut eftersom att det berör så många”, säger Samir Smajic, vd och grundare på GetAccept.
Sociala utmaningar
Den stora fördelen för GetAccept när de tog beslutet är, enligt Samir Smajic, att de redan sedan tidigare anpassat stora delar av verksamheten för digitalt arbete. Men det innebär inte att omställningen skett helt utan utmaningar, framförallt vad gäller sammanhållningen bland de anställda.
“Det vi tycker är den största utmaningen är det sociala. Säg att vi också hamnar i en karantän-situation, då är det det sociala livet som blir ett problem. Vi la stor vikt på att fundera på hur vi som organisation kan fortsätta med det sociala umgänget”, berättar han.
“Bland annat har vi en lunch-kanal som är öppen varje dag med video. Där är också chefer med så att man kan ställa sina frågor om det behövs. Det visade sig under fredagen bli rätt kul, exempelvis för att man fick se hur olika personer hade det hemma.”
Än så länge är det svårt att sia om problemen som kan uppstå under en längre tids arbete under samma förutsättningar. Däremot har Samir Smajic redan identifierat några viktiga punkter som han tycker att alla bolag borde tänka på när de stänger sina kontor och flyttar hem verksamheten, han har även bloggat om beslutet.
1. Var tydlig när beslutet meddelas
Det första är att direkt vara tydlig med planen. Det räcker inte att skicka ett mejl, alla i ledningen måste vara med på planen och alla anställda måste få informationen.
“Det viktiga är att det är extremt tydliga beslut. På alla plan, vi ska inte säga ‘undvik att resa’, istället bestämmer vi att vi inte reser. Vi tyckte att det var viktigt att vara tydliga. När man kommunicerar till organisationen, det ska vara extremt tydligt och ske i många kanaler.”
“Vi började med ett mejl, sen bokade vi in ett möte där alla skulle vara med. Där gick vi igenom mejlet och alla fick ställa frågor. Sen gick informationen också ut i kommunikationskanaler som exempelvis Slack, utifall att det fortfarande skulle finnas någon som inte har nåtts av kommunikationen.”
2. Kommunikation och uppföljning
När alla jobbar på olika platser blir det viktigt att alla vet företagets OKR:er, (Objectives and Key Results), berättar Samir Smajic. Alla ska kort sagt dra åt samma håll. Det handlar om att veta vad bolaget ska göra, hur det ska göras och vilka initiativ som pågår.
“När det gäller kommunikationen i det dagliga så har vi alltid haft måndagsmöten där vi går igenom vad gör vi just nu och vilka utmaningar som finns. Det tar en halvtimme och hela organisationen gås igenom. Det sker nu genom digitala möten. Det är också viktigt att varje grupp har tydliga instruktioner för hur de ska följa upp arbetet under den här perioden då kommunikationen är ännu viktigare.
3. Ännu mer fokus på att boka möten
Det är tydligt att fler bokar av möten och skjuter på beslut just nu. Men det är inte något som Samir Smajic tänker godta som en ursäkt att inte fortsätta träffa potentiella nya kunder. Istället gäller det att se hur de kan hjälpa bolag som behöver deras tjänst för att ställa om digitalt och se till att de kan fortsätta få in affärerna.
“Vi har bland annat många kunder i resebranschen, nu vill vi med vårt entreprenörstänk se hur kan vi faktiskt kan hjälpa till och faktiskt förändra hur vi tänker i den här situationen. Se till att vi gasar oss ur den tillsammans”, säger Samir Smajic.
“Våra säljare har beslutat att vi ska ha 50 procent mer aktivitet, vi ska boka fler möten inte färre. Jag tycker inte att man automatiskt ska avboka möten just nu, för även om vi inte tar beslut nu så kan vi diskutera hur det ser ut i framtiden. Någon gång kommer det att gå över, så vad händer i resebranschen då. Där vill vi vara beredda att agera.”
4. Hur mår anställda
I ett läge då ledningen inte träffar anställda ansikte mot ansikte lika mycket blir det extra viktigt att veta hur alla mår. Samir Smajic säger att de redan använder sig av en tjänst som heter Winningtemp för att hela tiden få digital feedback från anställda.
“Det handlar om att hela tiden ha örat mot rälsen och höra hur våra anställda mår. Det handlar både om att vi frågar anställda hur de mår, men också om hur de ser på GetAccept på bolag.”
5. Håll koll på produktiviteten
Samir Smajic hoppas faktiskt kunna se att produktiviteten i arbetet ökar när de anställda arbetar hemifrån. Detta eftersom att slentrianmässiga störningsmoment försvinner, den typen av störningar där man hämtar en kaffe bara för att, eller hoppar in i en diskussion man råkar höra.
Samtidigt finns det andra saker i hemmet som kan störa i arbetet.
“Det är något vi ska jobba mycket med. Det är därför vi försöker hitta lösningar som digitala lunchmöten, så att man inte ska fastna i Netflix under lunchen. Det gäller också att ha tydliga förväntningar på vad som gäller och våra förväntningar på anställda. Man måste inte vara hård, men det är viktigt att vara tydlig.